在外企工作20多年,回想起来,推进工作,几乎都是靠写邮件(Email)完成的。尽管没能靠写邮件,成为大佬,不过,我还是积累了一些可以提高工作效率的,写邮件的技巧。
恰好最近在 Reddit 看到一张图,叫做“如何像大佬一样写邮件”,让我借此机会,也分享三个,帮助我解决问题的技巧。
像大佬一样写邮件
如果你已经有一些工作经验,看到这张图片,可能跟我一样会心一笑。图片里打叉的说话方式,看起来更礼貌,更像是社会新鲜人的口吻。而打勾的那些说话方式,不能说是大佬派头,但读起来能让人感觉更自信(让我想起特朗普),甚至说,更强势一些。
这样的写邮件风格有没有用?我觉得要看场合,看对象。如果是给同僚(特别是关系不太好的那种),或者是级别比你稍高,但又不是直属领导的同僚写邮件,适合使用这样的语气。因为更坚决和强硬的态度,能引起对方重视,进而加快处理你的要求的目的。
如果你真的是个大佬,给下属写邮件,我倒觉得大可不必这样冷冰冰。至少我接触过的大佬们,给员工写群发邮件,或者私聊邮件时,都会特别注意礼貌,让你有被尊重的感觉(当然不是每个大佬都这样)。
我的三个建议
第一条,我称之为“远交近攻”。
简单来说,当你给没有机会见面,甚至打电话都很困难的人写邮件时,最好放低姿态,极尽可能的做到最大程度的礼貌。比如,当我给海外同事写邮件,拜托她们帮我做事时,我会使用几乎是恳求的语气(反正动动嘴皮也不花钱)。
为什么呢?因为如果是中国的同事,或其他公司需要联系的对象,多半你们有机会见面。俗话说,见面三分情,一回生二回熟,如果邮件和电话解决不了的事情,总归可以约着见个面,现场解决。可是,海外的联系对象就不一样了,绝大部分时候,你们可能永远不会见面,只能通过邮件进行沟通。特别是时差在10-12个小时的那些地区(北美、南美),工作时间打个电话都很困难。这种情况下,别人可以帮你,也可以不帮,可以早点帮你,也可以晚点帮你。如果你想不花成本的情况下,提高自己在对方的优先级,就只能通过写邮件的方式。而我能想到的,除了威逼利诱(下策),就只能是做到尽可能的礼貌。
第二条,我称之为“给你一个理由”。
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